DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS INTELIGENTE

SDS LTDA

La importancia de la digitalización para la consecución de la oficina sin papeles

Digitalizar o, más exactamente, capturar información mediante la digitalización, cambia por completo la forma de trabajar de una empresa. La información puede compartirse simultáneamente entre departamentos en distintos lugares, de modo que cualquier persona que la necesite pueda utilizarla de inmediato. Los procesos empresariales pueden automatizarse, lo cual reduce los costes y mejora la eficiencia.
SDS Ltda como socio estrategico de su Empresa lo acompanara en este proceso.


Cuente con nuestra experiencia y talento humano para sacarle el maximo provecho a su información, con SDS Ltda usted podra disfrutar de la tranquilidad de saber que sus documentos se encuentran seguros y disponibles para que usted los pueda gestionar en el momento que los nesecite.
Queremos brindarle la mejor asesoria por lo tanto tenga en cuenta los siguientes puntos antes de comenzar con el proceso de digitalización, Recuerde que nuestra meta es lograr su satisfacción.
La digitalización es la forma más rápida de conseguir la oficina sin papeles. Sin embargo, en su afán por agilizar los procesos, las empresas toman atajos para llegar a su objetivo. Esta prisa por avanzar supone casi siempre un gran paso atrás.
La lista de cosas que se deben y que no se deben hacer aquí descrita ayudaran al responsable de la gestión de la información a avanzar hacia el objetivo final de la oficina sin papeles.

¿ORIENTADA PROCESOS O A DOCUMENTOS?

Hablar de la oficina sin papeles puede inducir a error. La propia expresión hace pensar en documentos. Resulta confusa y sugiere una solución digital que sirve para todos los casos. Parece implicar que todos los documentos se puedan consultar de forma digital, que con que se prescinda del papel ya se cuenta con una oficina sin ningún tipo de papeles. ¿Qué consecuencias tiene este modelo? Los flujos de trabajo resultan más laboriosos, los empleados hacen copias e imprimen documentos a escondidas para seguir trabajando y surgen archivos sin estructurar en diversas ubicaciones. La empresa se aleja del objetivo en lugar de acercarse a él. La digitalización supone un medio para lograr un fin. La información es el material básico de los procesos empresariales. Dichos procesos deben determinar si la información está disponible físicamente o en formato digital, y los procesos deben ser el centro de la oficina sin papeles en lugar de ser meros portadores de información.


¿MODELO ASCENDENTE O DESCENDENTE?

Resulta crucial conseguir la implicación de todos los usuarios en la digitalización desde el principio. Es importante alcanzar un consenso y garantizar el compromiso de toda la plantilla. Este proceso llevará algún tiempo. De ahí que, a menudo, resulte tentador iniciar lo que parece un camino seguro y convertir el proceso en un proyecto aislado, asignar el proyecto a un grupo de estudio, nombrar a un responsable, planificar todos los detalles y presentar los resultados, diciendo que se va a aplicar un método determinado, con unas ventajas concretas. Por muy tentador que parezca, este modelo descendente no conducirá al éxito. La implicación del personal es primordial para la transición a la información digital.




¿DEBO EMPEZAR CON EL CUMPLIMIENTO NORMATIVO O INCORPORARLO MÁS ADELANTE?

Determinados organismos externos imponen a las empresas el cumplimiento de normativas cada vez más minuciosas y complejas. Por eso, es frecuente centrarse en cuestiones internas y considerar el cumplimiento normativo como algo externo a los procesos empresariales. A fin de cuentas, el proceso empresarial está diseñado para ser lo más eficiente posible, de modo que el cumplimiento normativo se contempla como algo que se abordará más adelante, como otro componente del panorama operativo en constante cambio. Hay que evitar esta perspectiva. Nuestro equipo de profesionales estudiara la normativa de tu sector y a desarrollar la capacidad de cumplir cualquier requisito desde el principio.




¿DIGITALIZAR POR PARTES O TODO A LA VEZ?

Parecería lógico pensar que, para contar con una oficina sin papeles, es necesario digitalizar todos los documentos. No cabe duda de que así se aumentaría la eficiencia. Ya que se emprende un nuevo camino, mejor llegar hasta el final. Pero piénselo bien: es más lógico digitalizar solo lo necesario. En la práctica, esto significa que los nuevos documentos recibidos deben escanearse inmediatamente y almacenarse en formato digital. Los documentos anteriores que rara vez se consultarán solo pasarán a formato digital cuando sea necesario.




¿DEBEN DEFINIR LOS METADATOS LOS USUARIOS O NUESTROS ESPECIALISTAS?

Las marcas, etiquetas y otros tipos de metadatos son fundamentales para encontrar rápidamente un documento. Nadie lo sabe mejor que quienes buscan a diario documentos de la empresa. Por eso son los usuarios quienes deben definir los metadatos. Evidentemente, con el asesoramiento de nuestros expertos, pero estos no pueden usurpar esta tarea, ya que se podrían desviar del objetivo principal.







¿EXPURGAR Y CLASIFICAR PARA LUEGO ESCANEAR, O TODO A LA VEZ?

A primera vista, lo más lógico sería expurgar, agrupar y escanear documentos en una sola operación. Sin embargo, se trata de otro atajo que solo sirve para alejarse del objetivo de la oficina sin papeles. Sacar un archivo del cajón, expurgar, agruparlo y devolverlo a su sitio para después sacarlo de nuevo antes de escanearlo no parece un método demasiado eficiente. No obstante, limpiar y agrupar información dista bastante de escanear un documento, motivo suficiente para separar rigurosamente ambas tareas. Nuestros asesores le ayudaran a comprobar que haya capacidad suficiente para expurgar y agrupar los archivos antes de escanearlos.




¿ESCANEAR EN LA EMPRESA O SUBCONTRATAR?

Seamos sinceros, escanear un documento no parece tan difícil, ¿verdad? Solo hay que colocar el papel encima del cristal, cerrar la tapa, pulsar el botón, esperar un poco y pasar al siguiente. Un juego de niños. Seguro que la velocidad del escáner tiene más importancia que la persona que lo maneja. Siguiendo este razonamiento, escanear en la empresa sería la opción más obvia. Pero si se considera la inversión en el equipo de escaneado, los gastos software y mantenimiento periódico, además del valioso tiempo que dedicará a escanear su personal cualificado, los costos ocultos se disparan de inmediato. ¿Seguro que así aprovecha sus recursos al máximo? Si se escanean cientos de documentos al día, siempre habrá algunos cuya calidad no sea la óptima. Es fácil cometer un error, pero no resulta tan sencillo descubrirlo, y esto provoca retrasos ya que es necesario encontrar el documento en papel y escanearlo de nuevo, lo que supone una pérdida de tiempo y afecta al cumplimiento de plazos. Al confiar la tarea de escaneado a nuestros expertos en digitalización, escaneamos miles y miles de documentos sin cometer errores. Estamos preparados para detectar errores que otros solo descubren cuando es demasiado tarde. Un buen proveedor de servicios de digitalización como nosotros también habrá invertido en el software de reconocimiento óptico de caracteres más moderno. De este modo, podrá digitalizar la información mucho más deprisa que cualquier persona no especializada. Si, además, es capaz de procesar el correo entrante de forma rentable y ayudarle a distribuir la información, mucho mejor.




Subcontratar las labores de escaneado a un buen proveedor garantiza un servicio constante y que los documentos se escaneen de forma precisa y eficaz. Así ahorrarás tiempo y dinero, y tu empresa podrá concentrarse en su actividad principal.
Carlos Alberto Garzón. "Presidente SDS Ltda"

QUÉ DEBE HACER

QUÉ NO DEBE HACER

Orientar las tareas a los procesos.

Orientar las tareas a los documentos.

Implicar a los usuarios desde el principio.

Aislar el proyecto y presentar el resultado como algo cerrado.

Asegurar que se cumplan todos los requisitos normativos.

Considerar el cumplimiento normativo como un requisito que hay que abordar en un futuro.

Digitalizar solo lo necesario.

Digitalizar todos los documentos.

Hacer que los usuarios definan los metadatos con la ayuda de expertos.

Definir los metadatos sin un experto y sin los empleados involucrados.

Indexar los documentos para definir los metadatos.

Definir los metadatos en función del título y el asunto.

Asignar más metadatos a los documentos que tienen mayor probabilidad de recuperarse.

Etiquetar todos los documentos con tantos metadatos como sea posible.

Expurgar y agrupar los documentos antes de escanearlos.

Combinar las tareas de expurgo y agrupación con las de escaneado.

Dejar las labores de escaneado a los profesionales.

Alquilar un escáner rápido y escanear los documentos en la empresa.

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